Políticas Protección de Datos

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ESUMER ACUERDO DEL CONSEJO DIRECTIVO

No. 215 del 2 de noviembre de 2016 – Actualizado a 1 de mayo de 2023 –

Por el cual se reglamenta la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales en la Fundación Universitaria Esumer.

El Consejo Directivo de la Fundación Universitaria Esumer, en uso de sus atribuciones estatutarias y, en especial las conferidas en los literales c y d del artículo 34 de la Resolución 2571 del 7 de mayo de 2009, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 69 de la Constitución Política de Colombia, preceptúa que se garantiza la autonomía universitaria y aclara, que las universidades podrán darse sus propias directivas y regirse por sus propios estatutos.

Que el Sistema de Educación Superior se rige por la Ley 30 de 1992, la cual reitera la autonomía universitaria.

Que mediante Resolución No. 2571 del 7 de mayo de 2009, el Ministerio de Educación Nacional, ratificó la reforma estatutaria efectuada por la Fundación Universitaria Esumer, Institución de Educación Superior.

Que de conformidad con el artículo 1 de los Estatutos Generales, la Fundación Universitaria Esumer, es una institución universitaria, de utilidad común, sin ánimo de lucro y de nacionalidad colombiana.

Que corresponde al Consejo Directivo, en atención al literal c) del artículo 34 de los estatutos de Esumer, evaluar y controlar el funcionamiento general de la Fundación de acuerdo con la ley y en desarrollo de los presentes estatutos.

Que es facultad del Consejo Directivo, de acuerdo a lo preceptuado en el literal d) del artículo 34 de los Estatutos Generales, expedir o modificar normas y procedimientos relacionados con los procesos académicos y administrativos.

Que en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, es necesario reglamentar al interior de la Fundación Universitaria Esumer la Política de Tratamiento de Protección de Datos.

Personales con el mismo objeto por el cual se expidió la ley: desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

En virtud de lo expuesto, el Consejo Directivo de la Fundación Universitaria Esumer, ACUERDA:

ARTÍCULO ÚNICO. Adoptar para la Fundación Universitaria Esumer, el siguiente Reglamento de la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales, cuyo texto es:

TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

CAPITULO I
DE LAS DEFINICIONES

ARTÍCULO 1. Definiciones. Harán parte integrante del presente reglamento las siguientes definiciones:

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita, físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta.
• CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.
• CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de ESUMER o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por la institución, para tratarlos.
• DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
• DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las z personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• DATOS INDISPENSABLES: Aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
• DATOS OPCIONALES: Son aquellos datos que la Institución requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, etc.
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública 0 privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

CAPITULO ll
DE LOS PRINCIPIOS

ARTÍCULO 2. Los principios. Para la aplicación e interpretación del presente reglamento se tendrán en cuenta los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere el presente Acuerdo, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución, la Ley, y las demás normas que la reglamenten, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente reglamento, la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en el presente Acuerdo.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en oz Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme al presente Acuerdo.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere el presente Acuerdo, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en el presente reglamento y en los términos de la ley que regula este campo.

Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

TITULO ll

DE LOS DERECHOS Y DEBERES CAPITULO I
LOS DERECHOS

ARTÍCULO 3. Los Derechos del titular de la información. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Institución en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Institución salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
3. Ser informado por la Institución, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

ARTÍCULO 4. Derechos de los niños, adolescentes y estudiantes menores de edad. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas, adolescentes y estudiantes menores de edad. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas, adolescentes y estudiantes menores de edad, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Para quienes ostentan la calidad de estudiantes, la excepción aplica para aquellos casos en que el uso de los datos obedece directamente a información propia de la Institución en materia de docencia, investigación, bienestar institucional y extensión y en los términos que señale la ley.

CAPITULO ll
LOS DEBERES

ARTÍCULO 5. Deberes de Esumer. Son deberes de Esumer para el tratamiento y protección de datos personales los siguientes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
15. La Institución hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO 6. Deber de informar al Titular. El Responsable del Tratamiento, Esumer, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes y estudiantes menores de edad.
3. Los derechos que le asisten como Titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable de Tratamiento.

PARÁGRAFO. El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

ARTÍCULO 7. Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 8. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARAGRAFO. En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

TITULO III
PROCEDIMIENTO DE PROTECCION DE DATOS Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

CAPITULO I
AUTORIZACION Y AVISO

ARTÍCULO 9. Autorizaciones y consentimiento del titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

ARTÍCULO 10. Forma y mecanismos para otorgar la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La información podrá ser recopilada por las áreas de Registro y Control, Comunicaciones y Marca, Extensión e Investigación, pero en todo caso deberá quedar constancia de la autorización.

ARTÍCULO 11. Eventos sin autorización. La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

ARTÍCULO 12. Prueba de la autorización. Las áreas de Registro y Control, Comunicaciones y Marca, Extensión e Investigación, adoptarán las medidas necesarias para mantener los registros físicos o tecnológicos de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos personales.

El área de Gestión TIC apoyará en las diversas áreas los registros técnicos o tecnológicos.

ARTÍCULO 13. Aviso de privacidad. El Aviso de Privacidad es el documento físico o electrónico que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El Aviso de Privacidad será informado por las áreas de Registro y Control, Comunicaciones y Mercadeo, Extensión e Investigación, quedando constancia del mismo.

CAPITULO ll
MANEJO DE DATOS E INFORMACIÓN

ARTICULO 14. Finalidad de los datos. El tratamiento para los datos personales indispensables de estudiantes, egresados, docentes, empleados, contratistas y egresados estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de Institución de Educación Superior, por lo tanto los datos serán los necesarios para el cumplimiento de las tres (3) funciones sustantivas de la educación: Docencia, investigación y extensión, sin perjuicio de las consideraciones que deben tenerse en cuenta cuando de datos personales sensibles de trate.

ARTICULO 15. Suministro de información. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

TITULO IV
EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
CAPITULO I

ARTÍCULO 16. Registro Nacional de Bases de Datos. El Registro Nacional de Bases de Datos se define como el directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 17. Responsable de la inscripción en el RNBD. Corresponderá a la oficina de Comunicaciones y de Marca con el apoyo del área de Registro y Control y el área de Gestión TIC, realizar la correspondiente inscripción en el Registro Nacional de Base de Datos y actualizarlo de conformidad con lo establecido en el Decreto 886 de 2014 y el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015.

ARTÍCULO 18. Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos.
2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos.
3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.
4. Nombre y finalidad de la base de datos.
5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada).
6. Política de Tratamiento de la información.

ARTICULO 19. Información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos. Los encargados de la base de datos deberán dar cumplimiento a la información requerida ante la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos establecidos en el numeral 2.1 de la Circular 002 de 2015 sobre información adicional y particular, a saber:

1. Información almacenada en la base de datos.
2. Medidas de seguridad en la información.
3. Procedencia de los datos personales.
4. Transferencia internacional de datos personales.
5. Transmisión internacional de datos personales.
6. Cesión o transferencia nacional de la base de datos.
7. Reporte de novedades.

ARTÍCULO 20. Actualización. Los encargados de las bases de datos en Esumer velarán por la actualización de la información contenida en el RNBD en los términos del numeral 2.3 de la Circular 002 de 2015.

ARTÍCULO 21. Responsable del Tratamiento de la base de datos. Para efectos de cumplimiento del artículo precedente, el Responsable del Tratamiento de la Base de Datos es la Fundación Universitaria Esumer, NIT. 890.981.796-1, calle 76 No. 80-126, Carretera al Mar, Medellín. Los Encargado del Tratamiento de la base de datos serán quienes ejerzan las jefaturas o coordinación de las áreas de Comunicaciones y Marca, Registro y Control y Gestión TIC, para lo cual deberán inscribir su nombre completo, el número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto,

CAPITULO ll
PETICION, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE EL TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS

ARTÍCULO 22. Recepción. Los Encargados del Tratamiento de datos serán los facultados para la recepción de peticiones, consultas y reclamos, pero su atención y respuesta deberá contar con el acompañamiento de la Secretaría General.

En la página web institucional, de manera visible y clara, deberá dejarse constancia de los nombres y medios de contacto de los Encargados del Tratamiento de Datos en aras de facilitar la recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información.

Los medios de contacto, deben prever por lo menos, la posibilidad de que el Titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.

ARTÍCULO 23. Respuesta a peticiones, consultas y reclamos. Corresponde a la Secretaría General velar por el cumplimiento de la política de tratamiento de datos al interior de la Fundación. Esta dependencia resolverá las peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, dentro de los quince (15) días siguientes a su recibo.

CAPITULO III
CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA

ARTÍCULO 24. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA. Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

ARTÍCULO 25. Video vigilancia. La Entidad cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la SIC como autoridad de control. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

ARTÍCULO 26. Obligatoriedad. El presente reglamento es de obligatorio cumplimiento y rige a partir de la fecha de su aprobación por parte del Consejo Directivo.

Firmado en Medellín, a los 2 días de noviembre de 2016, de conformidad con Acta del Consejo Directivo No. 521 de la misma fecha.